Το multitasking για κάποιους θεωρείται από τους περισσότερους μία σημαντική ικανότητα να διεκπεραιώνουν ακόμα και δύσκολα tasks ταυτόχρονα, αλλά μήπως τελικά αυτό είναι ένας μύθος και τελικά μόνο κακό κάνουν στην παραγωγικότητά τους;
Τι είναι το multitasking;
Πιθανότατα να έχεις ήδη ακούσει τον όρο multitasking και ειδικότερα στον εργασιακό σου χώρο. Με τον όρο multitasking (πολυδιεργασία) εννοούμε την ενασχόληση με δύο ή περισσότερες εργασίες την ίδια στιγμή ώστε να ολοκληρωθούν οι απαιτούμενες εκκρεμότητες όσο το δυνατόν γρηγορότερα και αποτελεσματικότερα.
Ένα παράδειγμα multitasking είναι όταν ενώ κόβεις τιμολόγια στην εργασία σου παράλληλα ακούς και ένα εκπαιδευτικό σεμινάριο. Σε αυτήν την περίπτωση προσπαθείς να ολοκληρώσεις κάτι που απαιτεί η εργασία σου αλλά και παράλληλα να απορροφήσεις εκπαιδευτικές πληροφορίες από το σεμινάριο.
Το ερώτημα είναι τελικά κερδίζεις χρόνο από αυτό ή καταλήγεις στο να μην μπορείς να ολοκληρώσεις τα τιμολόγια αλλά ούτε και να μάθεις κάτι χρήσιμο από το σεμινάριο;
Τι να λάβεις υπ’ όψη;
Καταλληλότητα εργασιών: Δεν είναι όλες οι εργασίες κατάλληλες για multitasking. Ορισμένες σύνθετες ή κρίσιμες εργασίες απαιτούν να τους δώσεις την αποκλειστική προσοχή που χρειάζονται και μπορεί να εκτελούνται καλύτερα μεμονωμένα ή με εστιασμένη προσπάθεια.
Διαχείριση άγχους: Η πολυπραγμοσύνη μπορεί μερικές φορές να αυξήσει τα επίπεδα άγχους, ιδίως όταν οι προθεσμίες είναι στενές ή όταν χειρίζεσαι πολύπλοκα έργα. Έτσι απαραίτητη είναι η βοήθεια από έναν ειδικό για να διατηρήσεις μία ισορροπία, να ιεραρχήσεις τα καθήκοντα και να μάθεις να διαχειρίζεσαι το άγχος σου για να αποφύγεις την επαγγελματική εξουθένωση.
Προσοχή και εστίαση: Η προσοχή είναι ένας περιορισμένος γνωστικός πόρος. Όταν μοιράζεις την προσοχή σου σε πολλαπλές εργασίες, μπορεί να αντιμετωπίσεις μειωμένη εστίαση και δυσκολία στην πλήρη ενασχόληση με κάθε μία εργασία. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένη παραγωγικότητα και αποτελέσματα χαμηλότερης ποιότητας.
Γνωστικό φορτίο: Η ταυτόχρονη ενασχόληση με πολλαπλές εργασίες μπορεί να αυξήσει το γνωστικό φορτίο, καθιστώντας δυσκολότερη τη διατήρηση πληροφοριών για την λήψη ορθών αποφάσεων . Αυτό είναι ιδιαίτερα προβληματικό όταν αντιμετωπίζεις καταστάσεις όπου είναι πολύπλοκες και κρίσιμες και η ακρίβεια και η προσοχή στην λεπτομέρεια είναι ζωτικής σημασίας.
Διαχείριση χρόνου: Το multitasking μπορεί να δώσει την ψευδαίσθηση της παραγωγικότητας, αλλά στην πραγματικότητα μπορεί να οδηγήσει σε αναποτελεσματικότητα. Η εστίαση σε μία εργασία κάθε φορά και η ολοκλήρωσή της πριν προχωρήσεις στην επόμενη μπορεί συχνά να είναι πιο αποτελεσματική όσον αφορά την διαχείριση του χρόνου και την επίτευξη των στόχων σου.
Είδος εργασιών: Σε ορισμένες εργασίες ταιριάζει περισσότερο το multitasking σε σχέση με άλλες. Για παράδειγμα το να ακούς μουσική ενώ εκδίδεις μισθοδοσία μπορεί να μην εμποδίζει την απόδοση αλλά το να προσπαθείς να καταθέσεις την μισθοδοσία ενώ παράλληλα απαντάς και σε email τότε αυτό θα επηρεάσει σίγουρα αρνητικά την απόδοση και αντί να κερδίσεις χρόνο καταλήγεις να χρησιμοποιείς τον διπλάσιο.
‘Κόστος’ εναλλαγής: Υπάρχει ένα ‘κόστος’ που σχετίζεται με την εναλλαγή των εργασιών. Κάθε φορά που αλλάζεις από την μία εργασία στην άλλη, απαιτείται μία χρονική περίοδος για να επαναπροσδιορίσεις την προσοχή και να ανακτήσεις την δυναμική σου. Αυτό το ‘κόστος’ εναλλαγής μπορεί να μειώσει την αποδοτικότητα και να αυξήσει την πιθανότητα λαθών.
Συμπέρασμα
Συνοψίζοντας, ενώ το multitasking μπορεί να φαίνεται αποτελεσματικό και βολικό, συχνά έχει ως κόστος την μείωση της απόδοσης, την αύξησης των λαθών και την μείωση της συνολικής παραγωγικότητας, ιδίως σε πολύπλοκες εργασίες. Είναι σημαντικό να αναγνωρίζεις τις δικές σου δυνάμεις και περιορισμούς όσον αφορά το multitasking, καθώς ορισμένα άτομα είναι εκ φύσεως καλύτερα στο να ασχολούνται με πολλές εργασίες ταυτόχρονα σε σχέση με άλλους που προτιμούν να επικεντρώνονται σε μία εργασία κάθε φορά. Απαραίτητο είναι να αξιολογήσεις τις δικές σου ικανότητες αλλά και της ομάδας σου ώστε να καθορίσετε το στυλ εργασίας που ταιριάζει με το όραμα της επιχείρησης σου. Η παρακολούθηση ενός προγράμματος coaching είναι αυτό που θα ξεκαθαρίσει το τοπίο και θα σε οδηγήσει στην επιτυχία.